Welche KI Sie nutzen, welche Daten dabei verarbeitet werden und wer verantwortlich ist, muss im Betrieb nachvollziehbar sein. Wir unterstützen Sie bei einer abgegrenzten Bestandsaufnahme und der Umsetzung vereinbarter Maßnahmen. Rechtliche Einordnung, technische Funktion und praktische Anwendung im Team werden dabei gesondert geprüft.
Was die Bestandsaufnahme umfasst
Wir beginnen mit den tatsächlich eingesetzten Anwendungen, Nutzergruppen und Integrationen. Gemeinsam beschreiben wir Zweck, Datenquellen, Ausgaben, Anbieter und Zugriffe. Fehlende Informationen bleiben als offene Punkte erhalten. Das Ergebnis ist ein Inventar mit Zuständigkeiten und einer priorisierten Maßnahmenliste; es ist kein Zertifikat und keine pauschale Einsatzfreigabe.
Als Vorbereitung können Sie die KI-Inventar-Vorlage verwenden. Der KI-Readiness-Check zeigt Ihnen ohne E-Mail-Schranke erste offene Punkte und nächste Schritte.
Konkrete Prüffelder
- Rollen und Zweck: Entwicklung, Bereitstellung, Integration und Nutzung erfassen. Unklare Einordnungen werden zur fachkundigen Prüfung weitergegeben.
- Datenfluss: Verarbeitung vom Eingang bis zu Protokollen, Export und Löschung beschreiben. EU-Hosting allein ist kein Datenschutzbeleg.
- Anbieter: gültige Vertragsfassung, Unterauftragnehmer, Trainingseinstellungen, Speicherfristen und Supportzugriffe gegen den vorgesehenen Einsatz halten.
- Technische Kontrollen: Berechtigungen, freigegebene Quellen, menschliche Prüfung und sichtbare Fehlerwege passend zum System festlegen.
- Einweisung: verständliche Arbeitsregeln und Übungen für die konkrete Aufgabe vorbereiten und ihre praktische Anwendung prüfen.
- Betrieb: Änderungen, Ansprechpartner, Zugriffs- und Löschwege sowie einen erneuten Prüftermin dokumentieren.
AI Act und Datenschutz getrennt einordnen
Die amtlichen Artikel 4 zur KI-Kompetenz, 50 zur Transparenz und 6 zur Hochrisikoeinordnung behandeln unterschiedliche Fragen. Eine bestimmte Schulungsdauer und ein allgemeiner Hinweis auf der Website sind keine vollständige Erfüllungsgarantie. Pflichten und Zeitplan müssen zum konkreten System und Ihrer Rolle passen.
Wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden, besteht zusätzlich Prüfbedarf nach der DSGVO. Dazu gehören Rechtsgrundlage, Informationspflichten, Verträge, Schutzmaßnahmen und gegebenenfalls eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Rechtliche Entscheidungen und anspruchsvolle Anwendungen benötigen fachkundige Einzelfallprüfung. Wir vereinbaren den technischen Umsetzungsumfang auf dieser Grundlage.
Von der Liste zum überprüften Ablauf
- Aufnehmen: vorhandene Systeme und reale Nutzung mit Ihren zuständigen Personen abgleichen.
- Abgrenzen: offene Fragen, erforderliche Fachprüfung und freigegebene technische Maßnahmen festhalten.
- Umsetzen: den vereinbarten Umfang in vorhandene Systeme und Arbeitsregeln übertragen.
- Testen: normale Aufgabe, fehlende Quelle, fremdes Dokument, Dienstfehler und Löschweg mit freigegebenen Testdaten prüfen.
- Übergeben: getestete Version, Ergebnisse, offene Grenzen, Zuständigkeit und Pflegebedarf dokumentieren.
Was Sie nach der Zusammenarbeit beurteilen können
Sie sehen, was erfasst, dokumentiert, umgesetzt und tatsächlich getestet wurde. Ein Bericht benennt den überprüften Umfang und seine offenen Grenzen. Der laufende Aufwand hängt von Anwendungen, Daten und Änderungen ab; das Inventar braucht eine verantwortliche Pflege. Umfang, Preis und Termine werden anhand Ihrer Ausgangslage vereinbart.
Eine Schulung, ein Hostingstandort oder ein bestandener technischer Test bedeutet keine pauschale Prüfungsfestigkeit. Für Websiteassistenten bietet die Chatbot-Checkliste konkrete Abnahmeschritte. Der KI-Ratgeber für KMU erklärt die Einordnung für den Einstieg.
Wenn Sie Unterstützung möchten, beginnen wir mit einem konkreten Anwendungsfall und einem vereinbarten nächsten Schritt. Vertrauliche Dateien werden erst über einen dafür vereinbarten Weg ausgetauscht.