Wenn Sie dieselben Kundendaten mehrfach eintippen oder regelmäßig an offene Angebote denken müssen, kann eine Automatisierung Ihrer Büroprozesse helfen. Entscheidend ist ein klarer Vorgang: Was löst ihn aus, welche Angaben braucht er und welches Ergebnis soll am Ende stehen? Wir arbeiten für Handwerksbetriebe und KMU in Niederösterreich, unter anderem in Wiener Neustadt und im Industrieviertel.
Mit einem klar begrenzten Büroablauf beginnen
Unser Einstieg umfasst genau einen Ablauf mit einem Auslöser, einem vereinbarten Ergebnis und höchstens zwei passenden Programmen, die Sie bereits nutzen. Den Umfang und die Abnahmekriterien halten wir vor dem Auftrag schriftlich fest. Die Einrichtung erfolgt über die Standardschnittstellen Ihrer Programme. Eine kostenlose Demo zeigt Ihnen vorher, wie der Ablauf aussehen soll; sie ist noch nicht mit Ihrem Echtbetrieb verbunden und verpflichtet Sie zu nichts.
Beispiele für wiederkehrende Aufgaben im Büro
Diese Beispiele zeigen mögliche Abläufe. Ob einer davon mit Ihren Programmen umsetzbar ist, prüfen wir vor dem Auftrag.
- Anfragen aufnehmen: Eine Anfrage wird vollständig erfasst und ihr Eingang mit einer festen Nachricht bestätigt.
- Besichtigungstermine koordinieren: Ihre Kundschaft wählt aus den Zeiten, die Sie freigeben. Bestätigung und Erinnerung folgen Ihren Vorgaben, soweit Ihr Programm dies unterstützt.
- Angebote nachfassen: Offene Angebote stehen in einer Übersicht, die Sie zum vereinbarten Zeitpunkt an das Nachfassen erinnert.
- Daten ohne erneutes Abtippen übertragen: Die Kundenadresse aus einem Auftrag wird in die Rechnungsvorlage übernommen – als Übergang zwischen zwei vorhandenen Programmen.
- Informationen von der Baustelle sammeln: Foto, Auftrag und Bemerkung kommen zusammen im Büro an.
Wann lohnt sich eine Automatisierung?
Ein guter erster Kandidat wiederholt sich häufig, folgt festen Regeln und hat ein Ergebnis, das Sie eindeutig prüfen können. Notieren Sie, wie oft der Vorgang anfällt, welche Handgriffe nötig sind und wie viel Zeit Sie heute dafür benötigen. Diese Ausgangslage hilft Ihnen, den Nutzen gegenüber Einrichtung, Wartung und möglichen Fremdkosten einzuschätzen. Eine feste Zeitersparnis lässt sich ohne Ihren konkreten Ablauf nicht zusagen.
Fehlen einheitliche Daten oder eine klare Ablage, kann zunächst Digitalisierung Ihrer Arbeitsabläufe sinnvoll sein. Benötigen Sie zusätzliche Auslöser, mehrere Ergebnisse, mehr als zwei Systeme oder individuelle Software, klären wir den erweiterten Umfang gesondert. Für solche Vorhaben finden Sie Informationen unter Software bauen. Freie KI-Antworten gehören nicht zum begrenzten Einstiegsangebot.
Was wir vor der Einrichtung klären
- Programme und Zugänge: Welche Systeme verwenden Sie, welche Standardschnittstellen bieten sie und welche Zugriffsrechte sind für den vereinbarten Ablauf nötig? Die vereinbarten Zugänge stellen Sie nach Ihrem Auftrag bereit.
- Daten und Verantwortung: Welche Daten werden übertragen, wer darf sie sehen und an welchen Stellen muss jemand prüfen oder freigeben? Ihre Daten, Konten und bezahlten Lizenzen bleiben bei Ihnen.
- Ausnahmen und Fehler: Was soll passieren, wenn Angaben fehlen, ein Programm nicht erreichbar ist oder eine Übertragung scheitert? Solche Fälle gehören zur Abstimmung des Ablaufs und seiner Abnahmekriterien.
- Betrieb und Rechte: Wo der Ablauf läuft, welche Konfiguration sich exportieren lässt und was bei einer Kündigung damit passiert, nennen wir im Angebot. Die verfügbaren Rechte hängen vom gewählten Programm ab.
Von der Beschreibung zur Abnahme
- Ablauf beschreiben: Sie nennen den Vorgang, das gewünschte Ergebnis und Ihre vorhandenen Programme.
- Demo ansehen: Sie prüfen die kostenlose Demo und entscheiden danach über den Auftrag. Umfang, Fremdkosten und Abnahmekriterien stehen vorher fest.
- Einrichten und abnehmen: Nach Ihrem Auftrag richten wir den vereinbarten Ablauf produktiv ein. Sie nehmen ihn anhand der festgelegten Kriterien ab.
Den genauen Leistungsumfang, die Preise und die vollständigen Konditionen finden Sie beim Einstiegsangebot für einen Büroablauf. Weitere Abläufe, Sondercode, Datenumzüge und zusätzliche Schulung werden gesondert kalkuliert; Lizenzen und Verbrauchskosten kommen hinzu.
Ihren ersten Büroablauf besprechen
Beschreiben Sie uns, welchen Vorgang Sie automatisieren möchten und mit welchen Programmen Sie arbeiten. Über das Formular für Ihre kostenlose Büroablauf-Demo können Sie Ihren Ablauf anfragen. Wenn Sie noch keinen passenden Vorgang ausgewählt haben, beginnen Sie mit dem Potenzial-Check.