Eine E-Rechnung ist im Betrieb erst dann nützlich, wenn sie am richtigen Ort ankommt, geprüft wird und in der Buchhaltung weiterverarbeitet werden kann. Wir nehmen den vorhandenen Ablauf auf und bestimmen mit Ihnen, welche technische Verbindung fehlt. Gesetzliche Einordnung, technische Machbarkeit und fachliche Rechnungsfreigabe bleiben getrennte Aufgaben.
Womit wir beginnen
Der E-Rechnungs-Check gibt Ihnen ohne E-Mail-Schranke eine erste Orientierung. Für eine konkrete Bestandsaufnahme benötigen wir die eingesetzten Programme, Länder- und Empfängergruppen, Ein- und Ausgangskanäle, ungefähre Mengen sowie die zuständige Person für Buchhaltung und fachliche Freigabe. Echte Rechnungen oder vertrauliche Kundendaten gehören nicht in den öffentlichen Check.
Erst nach dieser Aufnahme legen wir den Umfang fest. Eine bereits passende Standardfunktion kann genügen. Wenn eine Schnittstelle oder ein kontrollierter Freigabeweg fehlt, planen wir genau diesen Teil. Produktnamen, Formate und Anbieter werden als unterstützt genannt, sobald der konkrete Ablauf geprüft ist; ein allgemeines Integrationsversprechen wäre dafür zu weit.
Möglicher technischer Umfang
- Empfang: vereinbarten Eingangskanal, Vertretung und unveränderte Originalablage einrichten.
- Prüfung: vereinbartes Format, Profil und Version erkennen; technische Fehler nachvollziehbar in einer Arbeitsliste anzeigen.
- Zuordnung: Lieferant, Bestellung und Leistungsbezug an vorhandene Systeme anbinden.
- Freigabe: fachlich zuständige Person einbeziehen und sensible Änderungen wie Bankdaten gesondert kontrollieren.
- Ausgang: nach geprüftem Datenumfang einen passenden Export oder Formatadapter verbinden; Korrekturen und Referenzen berücksichtigen.
- Ablage und Übergabe: Original, Prüfbericht und Rückmeldungen auffindbar halten; Export, Wiederherstellung und Fehlerbearbeitung testen.
Deutschland und Österreich unterscheiden
Welche Anforderungen relevant sind, hängt von Sitz, beteiligter Betriebsstätte, Umsatz und Empfänger ab. Bei deutschen B2B-Prozessen sind Empfang und Ausstellungsübergänge unterschiedliche Fragen. In Österreich ist insbesondere der Bundesprozess von normalen B2B-Rechnungen zu trennen. Vertragliche Empfängeranforderungen können zusätzlich gelten.
Die Leitfäden für Deutschland und Österreich helfen bei der Vorbereitung. Steuerliche Einzelfälle und rechtliche Anforderungen klären Sie mit Ihrer Buchhaltung, Steuerberatung oder fachkundigen Rechtsberatung. Wir setzen den gemeinsam festgelegten technischen Umfang um.
So wird der Umfang überprüfbar
- Bestandsaufnahme: Ist-Ablauf, Systeme, offene Anforderungen und Zuständigkeiten dokumentieren.
- Konzept: Datenfelder, Format und Transport, Fehlerwege und messbare Abnahmekriterien vereinbaren.
- Test: mit synthetischen Daten normalen Fall, fehlende Pflichtangabe, Dublette, Korrektur und Schnittstellenausfall prüfen.
- Pilot: nur mit ausdrücklich vereinbartem Empfänger und autorisiertem Übermittlungsweg durchführen.
- Übergabe: getesteten Umfang, Bedienung, offene Grenzen, Vertretung und Versionspflege festhalten.
Eine erzeugte Datei ist keine Zustellbestätigung. Eine technische Annahme ist keine sachliche Freigabe, und eine Freigabe ist keine Zahlung. Diese Zustände bleiben in Ihrem Prozess unterscheidbar. Eine vorhandene Prüfung wird bei relevanten Änderungen von Format, Schnittstelle oder Empfänger erneut bewertet.
Welche Ergebnisse Sie vereinbaren können
Zur Bestandsaufnahme gehört eine priorisierte Liste der Prozesslücken. Bei einer Umsetzung vereinbaren wir zusätzlich die konkrete Verbindung, Testfälle und Übergabeunterlagen. Umfang, Aufwand, Preis und Pflege werden anhand Ihrer Systeme und Anforderungen besprochen. Es gibt hier keine pauschale Zusage für jede Rechnungssoftware und keinen automatisch erreichten Rechtsstatus.
Für die Formatwahl hilft der Vergleich XRechnung und ZUGFeRD. Wenn Sie bereits wissen, wo Ihr Ablauf stockt, bringen Sie die entsprechende Fehlermeldung oder eine anonymisierte Beschreibung ins Erstgespräch mit. Vertrauliche Dateien werden erst über einen vereinbarten Weg ausgetauscht.