Bei der deutschen E-Rechnung müssen Sie Empfang und Ausstellung getrennt planen. Für betroffene inländische B2B-Umsätze gilt der strukturierte Rechnungsempfang seit 1. Januar 2025. Für die Ausstellung gelten Übergänge und Ausnahmen. Ein einfaches PDF erfüllt die neue strukturierte Definition nicht. Quelle und Rechtsstand: BMF-FAQ, März 2026; geprüft am 6. Oktober 2026.
Welche Fälle betrifft die deutsche Regel?
Klären Sie zunächst die Beteiligten und den Umsatz. Ein deutscher Kunde allein macht einen österreichischen Lieferanten nicht zum deutschen Inlandsaussteller. Ebenso ist eine Rechnung an einen Privatkunden anders einzuordnen als eine B2B-Rechnung. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber brauchen zusätzlich deren eigene Anforderungen. Die Regeln in § 14 UStG und die BMF-FAQ helfen bei der Abgrenzung.
Erstellen Sie dafür eine interne Empfängerliste mit Land, Sitz beziehungsweise beteiligter Betriebsstätte, B2B/B2G/B2C, Steuerfall und vereinbartem Übermittlungsweg. Unbekannte Angaben gehören auf die Klärungsliste für Buchhaltung oder Steuerberatung. Ein Firmenname im Adressfeld reicht als Prüfung nicht aus.
Ausstellung: den Zeitplan passend einordnen
Die allgemeine Ausstellungsübergangsregel reicht bis Ende 2026. Für 2027 bestehen weitere Übergänge, unter anderem für Aussteller mit Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro und gesondert für bestimmte EDI-Verfahren. Die Voraussetzungen müssen zum eigenen Fall passen; die Übergänge für den Ausgang verschieben den Empfang nicht. BMF-FAQ, Fragen 11 und 12; gesetzlicher Übergang in § 27 Absatz 38 UStG.
Kleinunternehmer können für ihre begünstigten Umsätze weiterhin sonstige Rechnungen übermitteln. Diese Ausnahme zur Ausstellung bedeutet keine allgemeine Befreiung vom Empfang. Quelle: § 34a UStDV und BMF-FAQ. Lassen Sie Einzelfälle und weitere Ausnahmen fachlich bestätigen.
Empfang: vom Postfach zum kontrollierten Ablauf
Ein E-Mail-Postfach kann der Eingangskanal sein. Für den Betrieb brauchen Sie zusätzlich einen Weg, auf dem Rechnungen gelesen, geprüft, zugeordnet und aufbewahrt werden. Benennen Sie jemanden, der fehlerhafte oder nicht zuordenbare Dateien übernimmt.
- Eingang: Adresse oder vereinbarten Kanal festlegen und Vertretung organisieren. Originaldatei unverändert sichern.
- Prüfung: Format, Geschäftsregeln und grundlegende Pflichtangaben prüfen. Technische Validierung und sachliche Freigabe getrennt halten.
- Zuordnung: Lieferant, Bestellung oder Leistung abgleichen. Eine neue Bankverbindung muss einem gesonderten Kontrollweg folgen.
- Freigabe: Zuständige Person bestätigt Leistung und Betrag; ein valides XML beweist keine tatsächlich erbrachte Leistung.
- Buchhaltung und Ablage: Daten übertragen, Original und zugehörige Nachweise auffindbar halten. Export und Wiederherstellung testen.
Vor dem Softwarewechsel diese Fragen stellen
- Kann die vorhandene Software die benötigten Formate und Profile wirklich einlesen und ausgeben?
- Werden Fehler erklärt, oder landen abgewiesene Dateien unbemerkt im Hintergrund?
- Bleiben strukturierte Originale exportierbar, wenn Sie den Anbieter wechseln?
- Wie werden Korrekturen, Gutschriften, Rabatte und unterschiedliche Steuerfälle behandelt?
- Welche Schnittstelle zur Buchhaltung ist getestet, und welche Angaben müssen noch manuell übernommen werden?
Unterscheiden Sie die angebotene Funktion von einer für Ihren Prozess bestandenen Abnahme. Ein Produktname oder das Wort „E-Rechnung“ auf einer Preisliste belegt die konkrete Integration nicht. Oft ist ein fehlender Freigabe- oder Ablageweg wichtiger als ein neues Programm.
Ein kontrollierter Testfall
Fiktives Beispiel: Ein Betrieb erhält eine synthetische Rechnung für zwei Wartungspositionen. Die erste Datei ist technisch gültig. In einer zweiten Version fehlt eine erforderliche Referenz. In einer dritten stimmt der Betrag nicht mit der Bestellung überein. Prüfen Sie, ob alle drei Fälle in die richtige Arbeitsliste gelangen und ob eine erneute Einlieferung als mögliche Dublette sichtbar wird.
Testen Sie auch einen Ausfall der Schnittstelle und den Export des Originals. Ein lokaler Test ist kein erfolgreich zugestellter Rechnungsausgang. Verwenden Sie für einen Pilot nur einen ausdrücklich vereinbarten Testempfänger und protokollieren Sie technische Annahme und fachliche Freigabe getrennt.
Format und nächster Schritt
Der Vergleich von XRechnung und ZUGFeRD hilft bei Format und Profil; für österreichische Empfänger gilt der eigene Österreich-Leitfaden. Der E-Rechnungs-Check sortiert Länderpfad und Prozesslücken und zeigt das Ergebnis ohne E-Mail. Die Prozessaufnahme und Integration beginnt mit Ihrer vorhandenen Software und den tatsächlichen Empfängeranforderungen.